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E-Rechnung und Schnittstellen: Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung verbinden

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung verschicken, ab 2028 gilt das für alle. Wir bauen die Schnittstelle, über die Ihr Shop E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und an die Buchhaltung übergibt. Dazu verbinden wir Shop, Warenwirtschaft und CRM, damit niemand Bestellungen doppelt eintippt.

E-Rechnung prüfen lassen

Typische Probleme

Kommt Ihnen das bekannt vor?

  • 01

    „Unser Shop verschickt PDF-Rechnungen. Reicht das ab 2027 noch?“

  • 02

    „Wir tippen jede Bestellung noch einmal in die Warenwirtschaft.“

  • 03

    „Ein Großkunde will eine XRechnung, und wir wissen nicht, wie wir die erzeugen.“

  • 04

    „Der Steuerberater fragt jeden Monat nach fehlenden Belegen.“

  • 05

    „Shop, CRM und Buchhaltung wissen nichts voneinander.“

  • 06

    „Der Bestand im Shop stimmt nie mit dem Lager überein.“

Was wir bauen

Was wir bauen.

Eine Schnittstelle ist die Verbindung, über die zwei Programme Daten austauschen. Wir schauen zuerst, wo bei Ihnen Daten doppelt eingegeben werden, und verbinden dann die Programme, die am meisten Handarbeit verursachen. Die E-Rechnung ist oft der Anlass, der Gewinn liegt meist in den Abläufen drumherum.

  • 01

    E-Rechnung aus dem Shop

    Ihr WooCommerce-Shop kann für Geschäftskunden automatisch eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erzeugen, Privatkunden bekommen weiter ihre gewohnte Rechnung. Welcher Kunde was bekommt, entscheidet zum Beispiel die Angabe einer Firma oder USt-ID im Bestellprozess.

  • 02

    Shop und Buchhaltung verbinden

    Bei Sleep & Dream geht jede Anfrage aus dem Online-Konfigurator automatisch an Lexware und wird dort zum Angebot. Nach demselben Prinzip lassen sich Bestellungen und Rechnungen aus dem Shop direkt an Ihre Buchhaltung übergeben.

  • 03

    Rechnungseingang automatisieren

    Für Sleep & Dream erkennt ein Workflow Rechnungs-E-Mails, liest sie aus und legt sie in Lexware ab. Möglich ist auch, eingehende E-Rechnungen so aufzubereiten, dass Ihr Team sie ohne Spezialprogramm lesen und prüfen kann.

  • 04

    Warenwirtschaft und Lager abgleichen

    Bestände, Preise und Lieferzeiten können automatisch zwischen Warenwirtschaft und Shop abgeglichen werden. Ein Beispiel: Ein Artikel, der im Lager ausgeht, wird im Shop sofort als nicht lieferbar angezeigt.

  • 05

    CRM anbinden

    Neue Kunden, Bestellungen und Anfragen können automatisch im CRM landen, also in der Kundenverwaltung. Ihr Vertrieb sieht dann ohne Nachfragen, was ein Kunde zuletzt bestellt hat.

  • 06

    Prüfung vor dem Versand

    Eine E-Rechnung ist nur gültig, wenn die Pflichtangaben stimmen. Ein Workflow kann prüfen, ob bei Geschäftskunden alle Angaben vollständig sind, und meldet Lücken, bevor die Rechnung rausgeht.

Pflicht mit Datum

E-Rechnung: Versandpflicht ab 1. Januar 2027 im B2B

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung verschicken, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Für WooCommerce-Shops heißt das: B2B-Anteil prüfen, Rechnungs-Plugin auf das passende Format prüfen und die Übergabe an die Buchhaltung klären.

Quelle: Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung

Referenzen

Referenzen: Schnittstellen & E-Rechnung.

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Aus der Praxis

Von der Bestellung zur E-Rechnung

So läuft es in einem WooCommerce-Shop mit Geschäftskunden: Mit der Bestellung erzeugt der Shop eine Rechnung im Format ZUGFeRD, also eine PDF-Datei, in der die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar enthalten sind. Die Rechnung geht an den Kunden und gleichzeitig an Ihre Buchhaltungssoftware. Dort ist sie ohne Abtippen verbucht, und die Buchhaltung des Kunden kann sie ebenfalls automatisch einlesen.

Ablauf

So läuft es ab.

01

Messen

Wir messen, wo Ihre Website heute steht: Sichtbarkeit bei Google und in KI-Antworten, Ladezeit, Barrierefreiheit, Anfragen. Daraus wird ein Score von 0 bis 100 und eine klare Liste, was zuerst kommt.

02

Bauen

Wir setzen um, was die Messung zeigt: Website, Shop, Schnittstelle oder Automatisierung. Zum Festpreis und in Schritten, die Sie nachvollziehen können.

03

Verbessern

Nach dem Livegang messen wir weiter. Im Marketing-Dashboard sehen Sie jeden Monat, was Ihre Website leistet, und wir verbessern dort, wo die Zahlen es zeigen.

Messbar

So sehen Sie, ob es wirkt.

Eine Schnittstelle spart Arbeit hinter dem Shop, das Dashboard zeigt die Seite davor: ob Shop und Konfigurator Anfragen bringen und schnell laden. Eigene Kennzahlen für WooCommerce-Shops bauen wir gerade aus.

Marketing-Dashboard · Score

0–100

Ein Wert, der Sichtbarkeit, Technik und Anfragen zusammenfasst. Steigt er, wirkt die Arbeit. Fällt er, merken wir es, bevor es teuer wird.

  • Anfragen über Shop und Website (Conversions)

  • Performance und Ladezeit des Shops

  • Google-Sichtbarkeit

  • Shop-Kennzahlen für WooCommerce (im Ausbau)

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FAQ

Häufige
Fragen.

Nur für Rechnungen an andere Unternehmen. Verkaufen Sie ausschließlich an Privatkunden (B2C), ändert sich am Rechnungsversand nichts. Sobald Geschäftskunden bei Ihnen bestellen, gilt für diese Rechnungen die Versandpflicht: ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle.

Nächster Schritt

Ist Ihr Shop bereit für die E-Rechnung?

Nennen Sie uns Shop-System, Rechnungs-Plugin und Buchhaltung. Wir sagen Ihnen, was bis 2027 zu tun ist und was es kostet.

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